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Você já passou o dia inteiro em reuniões e só no finalzinho dele é que “começou a trabalhar”? Não se sinta sozinho: 11 entre 10 pessoas do mundinho corporativo (ou semicorporativo) sofrem do mesmo mal. Para pelo menos evitar que as reuniões que você convoca deixem as pessoas com este sentimento, veja algumas dicas aqui.

• Veja se você realmente precisa marcar uma reunião: às vezes um mero telefonema ou e-mail resolvem o assunto. Existe necessidade de uma discussão de uma hora, uma hora e meia, para chegar a alguma conclusão?

• Ainda no último tópico, evite usar reuniões para adiar decisões. Antes de marcar qualquer coisa, veja se você não está é querendo prolongar o assunto ou postergar uma atitude chata que vai ter que tomar, mais cedo ou mais tarde.

• Planeje a reunião antes. Pode parecer besteira, mas estabeleca algumas coisas básicas antes de mandar o convite a todos:
• Objetivo da reunião: o que você quer conseguir com ela? Uma decisão? O cronograma de um projeto? Brainstorming de uma nova idéia?
• Como a reunião vai ser dividida: não adianta entrar numa sala e começar a falar. Em geral, quando isso acontece o tempo só estoura e não se chega a lugar nenhum. Veja os passos que precisam ser dados para cumprir o objetivo da reunião.
• Estabeleça tempos: quanto tempo se vai gastar em cada parte da reunião?
• Estabeleça quem vai te ajudar: alguém tem que documentar a reunião e, ao mesmo tempo, alguém precisa ajudar a manter as coisas de acordo com o cronograma. Já veja quem vai fazer isso antes (ou no comecinho da reunião)
• Estabeleça as regras: não custa nada estabelecer antes quando as perguntas serão feitas, se é preciso trazer alguma coisa já pronta, como as decisões serão tomadas, se os notebooks e celulares podem ficar ligados etc…

• Deixe claro quem precisa participar e quem seria desejável que participasse. Assim você evita que quem não precisaria realmente estar lá (e vai acabar desviando o assunto pra outras coisas) entre só porque foi chamado. Se entrou, é porque quer participar.

• Envie material de preparação com antecedência (se possível): fazer uma reunião para ficar lendo slides de powerpoint é uma clara perda de tempo. Envie a apresentação antes e revise-a rapidamente no começo da reunião. Quem realmente estiver interessado já vai ter lido antes e trazer dúvidas ou sugestões.

• Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas ficam dispersas quando ficam numa sala falando por mais de uma hora. Estabeleça intervalos, deixe café, água e biscoitos disponíveis… inove.

• Anote as questões off-topic em um lugar visível e as revise e enderece antes do final da reunião. Isso é superimportante. Não deixe a reunião divagar para questões alheias ou coisas que estão fora do objetivo. Deixe claro antes que tudo o que for fora do tópico será anotado e endereçado ao final da reunião – e, mais importante ainda, revise cada um dos pontos que forem anotados e veja o que será feito com eles (nova reunião? email ao responsável? novo grupo de trabalho?).

• Coloque responsáveis e prazos para todas as ações: e faça isso durante ou ao final da reunião. Se deixar para depois, dificilmente será feito.

• Envie uma minuta com tudo o que foi discutido. Inclua as ações e dê de uma a dois dias para as pessoas revisarem e mandarem comentários se não concordarem com algo. Depois disso, a minuta passa a ser um documento que pode ser usado por qualquer um como prova do que foi discutido e das ações acordadas.

E você, tem alguma dica de como fazer uma boa reunião?

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