Algumas regrinhas básicas para fazer isso:

• Crie uma pasta de urgências / follow up e coloque lá todos o assuntos que precisam – realmente – ser respondidos ou acompanhados. Seu inbox não é o melhor lugar para deixar uma lista de pendências, já que ele tem a tendência de crescer a cada minuto – e aí tudo vira pendência importante.
• Crie outra pasta para leitura / referência posteriores. Se é só para você estar informado, informe-se de maneira organizada, reservando duas a três horas semanais para ler estes e-mails sem ação necessária e arquivá-los depois em um lugar mais apropriado (já pensou em criar pastas por projetos ou processos?)
• Crie o filtro “com cópia” e mande todas estas mensagens para outra pasta automaticamente. Use a configuração do outlook (regras) ou do seu leitor de e-mail e mande ele guardar direto todas as mensagens em que você está copiado, mas não é o destinatário, lá. Afinal, se for para você ler e fazer alguma coisa, o autor também teria te colocado como destinatário, não?
• Leia seu e-mail periodicamente, mas com regras. Há quem diga que não se deve chegar no escritório e ler e-mails. Minha curiosidade até hoje não conseguiu me fazer evitar isso (a dica seria primeiro concentre-se em fazer uma coisa importante e depois vá ler e-mails, pois assim você consegue cumprir legal algo durante o dia). No mínimo, estabeleça horários para ler e-mail no seu calendário (você tem uma agenda, certo? ) e tente seguir a programação o mais possível. Caso contrário, tudo o que você faz o dia inteiro é ler e-mails e responder aos mais urgentes / menos importantes.
• Responda imediatamente tudo o que for possível ser respondido em menos de dois minutos. Se tudo o que a pessoa precisa é um OK seu ou um número, tente ir baixando a quantidade de e-mails que você tem pendentes na caixa postal (logicamente que no horário que você reservou para ler e-mails, certo? ).
• Adote a regra de que e-mails não são reuniões, telefonemas ou ferramentas de colaboração complexas. Se a coisa está ficando muito complicada, ou a mensagem muito longa, pegue o telefone, explique, discuta e documente – aí sim por e-mail. E sempre há a opção de levantar da cadeira e ir até a mesa da pessoa (bem, nem sempre…).
• Quem tem mais dica?