1. Ataque primeiro o café, depois a cafeína. Experimente trocar aquele café com leite pela manhã por um chá mate e algum cereal com leite. Se você trabalha, leve chá verde ou algum chá de ervas. Os chás possuem cafeína, é claro, mas em menores doses e ajudam você a se controlar – até porque existe um limite que a sua bexiga vai agüentar
2. Tome água, muita água. O cafezinho no ambiente de trabalho às vezes se torna a única desculpa para você tirar os olhos do computador, levantar da mesa e dar uma volta. Cortar tudo é besteira, até porque você precisa esticar as pernas de vez em quando, não? Experimente trocar a xícara de café por um copo d’água. Além de tudo, você vai estar um passo mais perto de tomar os dois litros d’água diários que todos recomendam (e, como me respondeu uma nutricionista, uma xícara de café não vale para a sua cota diária de água… ).
3. Vá dar uma volta. Mesmo que você não esteja a fim de tomar o décimo copo d’água do dia, levante e vá dar uma volta. Lembre-se que o povo recomenda ao menos 5 minutos de descanso a cada hora de trabalho em frente do computador. E também que qualquer arejada que você dê na sua mente vai te ajudar a recuperar a concentração – que vai faltar nas primeiras semanas sem o dito cujo.
4. Tome cuidado extra com o que come. Principalmente no almoço, tente evitar comidas pesadas dê especial ênfase a saladas e legumes. Você não vai ter a ajuda da cafeína para te salvar do sono no meio do expediente, então não dê sopa para o azar comendo uma feijoada completa.
5. Tenha paciência. A primeira semana é a pior, a sexta-feira então é terrível, mas depois melhora. Sua concentração baixa, o bom humor também e você não sente a mesma velocidade – artificial – que tinha antes. Tudo faz parte do processo. Nas piores horas levante-se, vá pegar uma água, dar uma volta e depois retorne ao que estava fazendo. Mesmo que você fique um pouco mais de tempo no escritório, no começo, em breve tudo melhora.
6. Não roube. Coca-cola? Tem cafeína. Pepsi? Cafeína. Chás? Também. Se quiser tomar no começo, para evitar o esquema “cold turkey” (de parar de uma vez), beleza, mas tenha consciência de que você está fazendo isso. Só tome especial cuidado para não estar num dos momentos como os do item 5 e usar uma dessas bebidas como tábua de salvação: seria o mesmo que desistir.
7. Conte os dias. É meio alcoólatras anônimos, mas até dá uma boa ajuda mesmo assim. Cada dia a mais é mais um dia sem tomar café.

E você, tem alguma dica para cortar o vício?

• Veja se você realmente precisa marcar uma reunião: às vezes um mero telefonema ou e-mail resolvem o assunto. Existe necessidade de uma discussão de uma hora, uma hora e meia, para chegar a alguma conclusão?

• Ainda no último tópico, evite usar reuniões para adiar decisões. Antes de marcar qualquer coisa, veja se você não está é querendo prolongar o assunto ou postergar uma atitude chata que vai ter que tomar, mais cedo ou mais tarde.

• Planeje a reunião antes. Pode parecer besteira, mas estabeleca algumas coisas básicas antes de mandar o convite a todos:
• Objetivo da reunião: o que você quer conseguir com ela? Uma decisão? O cronograma de um projeto? Brainstorming de uma nova idéia?
• Como a reunião vai ser dividida: não adianta entrar numa sala e começar a falar. Em geral, quando isso acontece o tempo só estoura e não se chega a lugar nenhum. Veja os passos que precisam ser dados para cumprir o objetivo da reunião.
• Estabeleça tempos: quanto tempo se vai gastar em cada parte da reunião?
• Estabeleça quem vai te ajudar: alguém tem que documentar a reunião e, ao mesmo tempo, alguém precisa ajudar a manter as coisas de acordo com o cronograma. Já veja quem vai fazer isso antes (ou no comecinho da reunião)
• Estabeleça as regras: não custa nada estabelecer antes quando as perguntas serão feitas, se é preciso trazer alguma coisa já pronta, como as decisões serão tomadas, se os notebooks e celulares podem ficar ligados etc…

• Deixe claro quem precisa participar e quem seria desejável que participasse. Assim você evita que quem não precisaria realmente estar lá (e vai acabar desviando o assunto pra outras coisas) entre só porque foi chamado. Se entrou, é porque quer participar.

• Envie material de preparação com antecedência (se possível): fazer uma reunião para ficar lendo slides de powerpoint é uma clara perda de tempo. Envie a apresentação antes e revise-a rapidamente no começo da reunião. Quem realmente estiver interessado já vai ter lido antes e trazer dúvidas ou sugestões.

• Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas ficam dispersas quando ficam numa sala falando por mais de uma hora. Estabeleça intervalos, deixe café, água e biscoitos disponíveis… inove.

• Anote as questões off-topic em um lugar visível e as revise e enderece antes do final da reunião. Isso é superimportante. Não deixe a reunião divagar para questões alheias ou coisas que estão fora do objetivo. Deixe claro antes que tudo o que for fora do tópico será anotado e endereçado ao final da reunião – e, mais importante ainda, revise cada um dos pontos que forem anotados e veja o que será feito com eles (nova reunião? email ao responsável? novo grupo de trabalho?).

• Coloque responsáveis e prazos para todas as ações: e faça isso durante ou ao final da reunião. Se deixar para depois, dificilmente será feito.

• Envie uma minuta com tudo o que foi discutido. Inclua as ações e dê de uma a dois dias para as pessoas revisarem e mandarem comentários se não concordarem com algo. Depois disso, a minuta passa a ser um documento que pode ser usado por qualquer um como prova do que foi discutido e das ações acordadas.

E você, tem alguma dica de como fazer uma boa reunião?

Algumas regrinhas básicas para fazer isso:

• Crie uma pasta de urgências / follow up e coloque lá todos o assuntos que precisam – realmente – ser respondidos ou acompanhados. Seu inbox não é o melhor lugar para deixar uma lista de pendências, já que ele tem a tendência de crescer a cada minuto – e aí tudo vira pendência importante.
• Crie outra pasta para leitura / referência posteriores. Se é só para você estar informado, informe-se de maneira organizada, reservando duas a três horas semanais para ler estes e-mails sem ação necessária e arquivá-los depois em um lugar mais apropriado (já pensou em criar pastas por projetos ou processos?)
• Crie o filtro “com cópia” e mande todas estas mensagens para outra pasta automaticamente. Use a configuração do outlook (regras) ou do seu leitor de e-mail e mande ele guardar direto todas as mensagens em que você está copiado, mas não é o destinatário, lá. Afinal, se for para você ler e fazer alguma coisa, o autor também teria te colocado como destinatário, não?
• Leia seu e-mail periodicamente, mas com regras. Há quem diga que não se deve chegar no escritório e ler e-mails. Minha curiosidade até hoje não conseguiu me fazer evitar isso (a dica seria primeiro concentre-se em fazer uma coisa importante e depois vá ler e-mails, pois assim você consegue cumprir legal algo durante o dia). No mínimo, estabeleça horários para ler e-mail no seu calendário (você tem uma agenda, certo? ) e tente seguir a programação o mais possível. Caso contrário, tudo o que você faz o dia inteiro é ler e-mails e responder aos mais urgentes / menos importantes.
• Responda imediatamente tudo o que for possível ser respondido em menos de dois minutos. Se tudo o que a pessoa precisa é um OK seu ou um número, tente ir baixando a quantidade de e-mails que você tem pendentes na caixa postal (logicamente que no horário que você reservou para ler e-mails, certo? ).
• Adote a regra de que e-mails não são reuniões, telefonemas ou ferramentas de colaboração complexas. Se a coisa está ficando muito complicada, ou a mensagem muito longa, pegue o telefone, explique, discuta e documente – aí sim por e-mail. E sempre há a opção de levantar da cadeira e ir até a mesa da pessoa (bem, nem sempre…).
• Quem tem mais dica?

• Dar uma olhada na agenda (em papel, no seu iphone, no Outlook) do dia seguinte e confirmar se você não tem nenhuma reunião cedinho. Dica ainda mais importante se for segunda-feira;
• Arrumar o quarto, a casa e a pasta de trabalho;
• Dar uma geral no email pessoal, orkut e blog ou qualquer outra coisa para já começar o dia seguinte zeradinho;
• Se você for daqueles que quer começar a fazer academia cedo, que tal já deixar a roupa de academia separada, em algum lugar bem na frente do seu olho quando acordar? Dizem que isso evita você rolar para o lado e dormir mais um pouquinho;
• Programar o alarme para uma hora realista. Em que você vá acordar. E em que você precise acordar. E ponto.

• Um engov antes e um depois - tome um antes de sair de casa e outro logo ao chegar. Com bastante água. (Funciona!)
• Água, muita água – o “pretinho básico” para curar qualquer ressaca. Experimente variações como isotônicos ou água de coco. (Funciona!)
• Chá de boldo – o gosto não é dos melhores, mas ajuda a recuperar a compostura. (Funciona!)
• Mastigar gengibre – ajuda a aliviar o estresse do estômago (Verdade ou mito!?)
• Limonada – acaba com a dor de cabeça – com o “plus a mais” de lembrar da caipirinha e ter vitamina C. (Verdade ou mito!?)
• Volte para cama – não custa descansar um pouquinho mais… (Funciona!)

E qual a sua dica?

Alguns sites dão dicas sobre como conseguir esta façanha. Um dos mais legais até agora – com o maior índice de popularidade do Google – é o “How to become an early riser“, do Steve Pavlina, que traz os resultados de uma luta constante dele com o sono.

Veja algumas dicas:

• Esqueça o senso comum. A história de “dormir cedo para acordar cedo” ou “dormir até quando o corpo pedir” não funcionam. No primeiro caso, você provavelmente vai ter insônia (indo dormir antes que o seu corpo realmente peça) e, no segundo, o que acaba acontecendo é dormir mais horas que o necessário;
• Solução: vá dormir quando realmente estiver cansado. E por realmente ele quer dizer quando você estiver “tonto” de tanto sono e tiver a certeza de que em três minutos você dorme.
• Acostume seu corpo a despertar sempre no mesmo horário. Desta forma, o seu próprio corpo vai saber compensar se em uma noite você dormiu pouco ou demais – e também se em um dia você gastou mais ou menos energia.
• Abandone o café (fácil falar)
• Levante da cama ao acordar. Não dê tempo para a sua mente começar a conversar com ela mesma e arranjar desculpas para você dormir “só mais um pouquinho”

Dê uma olhadinha nas partes I e II do artigo (em Inglês) para ter mais detalhes. De acordo com ele, são necessários ao menos 30 dias direto para conseguir transformar esta rotina em um hábito.

E você? Qual a sua dica para acordar cedo?