• Veja se você realmente precisa marcar uma reunião: às vezes um mero telefonema ou e-mail resolvem o assunto. Existe necessidade de uma discussão de uma hora, uma hora e meia, para chegar a alguma conclusão?

• Ainda no último tópico, evite usar reuniões para adiar decisões. Antes de marcar qualquer coisa, veja se você não está é querendo prolongar o assunto ou postergar uma atitude chata que vai ter que tomar, mais cedo ou mais tarde.

• Planeje a reunião antes. Pode parecer besteira, mas estabeleca algumas coisas básicas antes de mandar o convite a todos:
• Objetivo da reunião: o que você quer conseguir com ela? Uma decisão? O cronograma de um projeto? Brainstorming de uma nova idéia?
• Como a reunião vai ser dividida: não adianta entrar numa sala e começar a falar. Em geral, quando isso acontece o tempo só estoura e não se chega a lugar nenhum. Veja os passos que precisam ser dados para cumprir o objetivo da reunião.
• Estabeleça tempos: quanto tempo se vai gastar em cada parte da reunião?
• Estabeleça quem vai te ajudar: alguém tem que documentar a reunião e, ao mesmo tempo, alguém precisa ajudar a manter as coisas de acordo com o cronograma. Já veja quem vai fazer isso antes (ou no comecinho da reunião)
• Estabeleça as regras: não custa nada estabelecer antes quando as perguntas serão feitas, se é preciso trazer alguma coisa já pronta, como as decisões serão tomadas, se os notebooks e celulares podem ficar ligados etc…

• Deixe claro quem precisa participar e quem seria desejável que participasse. Assim você evita que quem não precisaria realmente estar lá (e vai acabar desviando o assunto pra outras coisas) entre só porque foi chamado. Se entrou, é porque quer participar.

• Envie material de preparação com antecedência (se possível): fazer uma reunião para ficar lendo slides de powerpoint é uma clara perda de tempo. Envie a apresentação antes e revise-a rapidamente no começo da reunião. Quem realmente estiver interessado já vai ter lido antes e trazer dúvidas ou sugestões.

• Lembre-se de que todos são humanos. Pessoas ficam dispersas quando ficam numa sala falando por mais de uma hora. Estabeleça intervalos, deixe café, água e biscoitos disponíveis… inove.

• Anote as questões off-topic em um lugar visível e as revise e enderece antes do final da reunião. Isso é superimportante. Não deixe a reunião divagar para questões alheias ou coisas que estão fora do objetivo. Deixe claro antes que tudo o que for fora do tópico será anotado e endereçado ao final da reunião – e, mais importante ainda, revise cada um dos pontos que forem anotados e veja o que será feito com eles (nova reunião? email ao responsável? novo grupo de trabalho?).

• Coloque responsáveis e prazos para todas as ações: e faça isso durante ou ao final da reunião. Se deixar para depois, dificilmente será feito.

• Envie uma minuta com tudo o que foi discutido. Inclua as ações e dê de uma a dois dias para as pessoas revisarem e mandarem comentários se não concordarem com algo. Depois disso, a minuta passa a ser um documento que pode ser usado por qualquer um como prova do que foi discutido e das ações acordadas.

E você, tem alguma dica de como fazer uma boa reunião?

Algumas regrinhas básicas para fazer isso:

• Crie uma pasta de urgências / follow up e coloque lá todos o assuntos que precisam – realmente – ser respondidos ou acompanhados. Seu inbox não é o melhor lugar para deixar uma lista de pendências, já que ele tem a tendência de crescer a cada minuto – e aí tudo vira pendência importante.
• Crie outra pasta para leitura / referência posteriores. Se é só para você estar informado, informe-se de maneira organizada, reservando duas a três horas semanais para ler estes e-mails sem ação necessária e arquivá-los depois em um lugar mais apropriado (já pensou em criar pastas por projetos ou processos?)
• Crie o filtro “com cópia” e mande todas estas mensagens para outra pasta automaticamente. Use a configuração do outlook (regras) ou do seu leitor de e-mail e mande ele guardar direto todas as mensagens em que você está copiado, mas não é o destinatário, lá. Afinal, se for para você ler e fazer alguma coisa, o autor também teria te colocado como destinatário, não?
• Leia seu e-mail periodicamente, mas com regras. Há quem diga que não se deve chegar no escritório e ler e-mails. Minha curiosidade até hoje não conseguiu me fazer evitar isso (a dica seria primeiro concentre-se em fazer uma coisa importante e depois vá ler e-mails, pois assim você consegue cumprir legal algo durante o dia). No mínimo, estabeleça horários para ler e-mail no seu calendário (você tem uma agenda, certo? ) e tente seguir a programação o mais possível. Caso contrário, tudo o que você faz o dia inteiro é ler e-mails e responder aos mais urgentes / menos importantes.
• Responda imediatamente tudo o que for possível ser respondido em menos de dois minutos. Se tudo o que a pessoa precisa é um OK seu ou um número, tente ir baixando a quantidade de e-mails que você tem pendentes na caixa postal (logicamente que no horário que você reservou para ler e-mails, certo? ).
• Adote a regra de que e-mails não são reuniões, telefonemas ou ferramentas de colaboração complexas. Se a coisa está ficando muito complicada, ou a mensagem muito longa, pegue o telefone, explique, discuta e documente – aí sim por e-mail. E sempre há a opção de levantar da cadeira e ir até a mesa da pessoa (bem, nem sempre…).
• Quem tem mais dica?